D’ici quelques années, les entreprises devront se conformer à une nouvelle réglementation concernant l’émission et la réception des factures électroniques. Les mesures annoncées pour 2026 et 2027 visent à faciliter le suivi fiscal ainsi que la recherche d’une meilleure sécurisation des transactions commerciales. Pour anticiper ces nouvelles obligations, il est nécessaire de prendre en compte divers éléments : le choix du logiciel, la mise en place d’un système de suivi et la conformité avec les normes en vigueur.
Comprendre les enjeux de la facture électronique
La facture électronique représente un gain de temps, d’efficacité et de fiabilité pour toutes les parties prenantes d’une transaction commerciale. En effet, la dématérialisation permet d’accélérer les processus de validation, d’archivage et de transmission des documents, tout en limitant les risques d’erreur ou de fraude. Par ailleurs, elle constitue un outil efficace pour lutter contre l’évasion fiscale et renforcer la transparence des échanges entre les entreprises et l’administration.
Les avantages pour les entreprises
Les bénéfices liés à la mise en place de la facturation électronique sont nombreux, et peuvent se traduire par :
- Une réduction significative des coûts : économie de papier, d’impression et d’affranchissement ;
- Un gain de temps : traitement automatisé des factures, réduction des délais de paiement ;
- Une meilleure traçabilité : suivi en temps réel des transactions et archivage numérique sécurisé.
Le choix du logiciel de facturation électronique
Pour être prête à adopter la facture électronique, une entreprise doit d’abord sélectionner un logiciel adapté à ses besoins et conforme aux normes en vigueur. Plusieurs critères sont à prendre en compte :
La compatibilité avec les formats européens et internationaux
Il est essentiel de choisir un logiciel capable de générer des factures dans les formats reconnus par l’Union européenne et les principaux partenaires économiques mondiaux. Et en ce sens, il est judicieux de découvrir la facture électronique de Docaposte. Docaposte est Leader de la confiance numérique en France et assure une maîtrise de bout en bout de la chaîne de traitement des factures électroniques. Les entreprises qui collaborent à l’échelle internationale doivent veiller à ce que leur solution soit compatible avec les standards internationaux tels que le format PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine).
La sécurité et la fiabilité du système
Le logiciel de facturation électronique doit garantir la confidentialité et la sécurité des données transmises et stockées. Cela implique notamment la mise en place d’un système de signature sécurisée, permettant d’authentifier l’émetteur de la facture et de certifier qu’elle n’a pas été modifiée en cours de transmission.
L’intégration au système d’information de l’entreprise
Dans l’idéal, la solution de facturation électronique doit être intégrée au système d’information de l’entreprise, ce qui facilitera le suivi et la gestion des processus comptables et administratifs.
Mettre en place un système de suivi et de contrôle adapté
La conformité aux réglementations implique également la mise en place d’un dispositif de suivi et de contrôle interne. Divers processus doivent être mis en place pour garantir la traçabilité et l’intégrité des données :
- Horodater les factures émises : cette étape permet d’établir avec précision la date et l’heure de création du document, pour garantir une preuve légale en cas de litige ;
- Assurer la conservation des factures électroniques : les entreprises sont tenues de conserver leurs factures numériques pendant une durée minimale de six ans, afin de pouvoir les présenter à l’administration fiscale en cas de demande ;
- Maintenir la lisibilité des documents archivés : il est nécessaire de veiller à ce que les documents stockés restent accessibles et lisibles dans le temps, malgré les éventuelles évolutions technologiques.
Se conformer aux normes applicables en matière de facturation électronique
Pour anticiper les nouvelles obligations liées à la facturation électronique en 2026 et 2027, il est essentiel de se tenir informé des normes et réglementations en vigueur dans son secteur d’activité. Ces normes peuvent notamment porter sur :
Les formats de facture
Le format numérique choisi doit être conformes aux exigences du marché et aux standards internationaux, voire aux particularités nationales si l’entreprise opère uniquement sur le territoire français.
La signature électronique sécurisée
Il est nécessaire de disposer d’une solution de signature électronique permettant d’apposer une signature numérique certifiée par un fournisseur agréé. Celle-ci assure l’authenticité des documents échangés et la validation juridique des transactions conclues en ligne.
Le respect de la réglementation fiscale
Enfin, il convient également de veiller au respect des obligations fiscales liées à la facturation électronique : déclaration de TVA, communication des données comptables à l’administration via la télétransmission ou la remise de fichiers structurés, etc.
En suivant ces différentes étapes, les entreprises seront en mesure de se préparer de manière optimale aux nouvelles exigences liées à la facturation électronique pour 2026 et 2027. Il est préferable de s’adapter dès maintenant afin de profiter pleinement des avantages offerts par cette pratique, et être en conformité avec les réglementations futures.
