La définition d’un ERP (Enterprise Resource Planning), qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?
L’ERP est un outil clé du système d’information d’une entreprise. Ce logiciel de gestion est associé aux coûts, aux performances et à l’optimisation des ressources. Mais quelle est la signification d’un ERP ?
Qu’est-ce qu’un ERP exactement ?
Le terme ERP vient de l’anglais « Enterprise Resource Planning ». L’ERP est traduit en français par l’abréviation PGI (Progiciel de Gestion Integre) et se définit comme un ensemble de modules reliés à une base de données intégrée.
L’ERP est un logiciel qui permet de gérer l’ensemble des opérations d’une entreprise en intégrant diverses fonctions de gestion telles que la gestion des commandes, la gestion des stocks, la comptabilité et la gestion des salaires, la gestion du commerce électronique, la gestion des affaires BtoB ou BtoC… dans un système intégré. En d’autres termes, l’ERP est la « colonne vertébrale » d’une entreprise.
Pour être considéré comme un logiciel ERP « Enterprise Resource Planning », le logiciel ERP doit répondre à au moins deux concepts fondamentaux, à savoir
- Les applications informatiques sont développées en tant que modules indépendants mais parfaitement compatibles qui sont stockés dans une base de données commune.
- L’utilisation d’un moteur de workflow permet de définir les différents processus et de contrôler leur exécution dans tous les systèmes qui le nécessitent.
L’ERP est un programme commercial qui permet aux entreprises d’intégrer diverses fonctions telles que :
- La gestion financière et comptable (logiciel ERP de gestion comptable, logiciel ERP de gestion de la facturation),
- La gestion des stocks (logiciel ERP pour la gestion des stocks),
- La gestion des ressources humaines,
- La gestion des fournisseurs (logiciel ERP pour la gestion des fournisseurs) et,
- La gestion des ventes,
- La gestion de la distribution ou , voire,
- La gestion du commerce en ligne (ERP commerce, ERP retail spécialisé).
En plus du système ERP, dans le cadre d’une approche centrée sur le client, de nombreuses entreprises utilisent également le programme CRM. Cet outil leur permet de recueillir et d’enrichir la connaissance d’un client donné, ce qui leur permet de mieux comprendre comment anticiper et gérer ses besoins. Découvrez comment choisir le bon CRM pour votre entreprise.
Principes fondamentaux de l’ERP (Enterprise Resource Planning)
Les systèmes ERP sont construits autour d’une structure de données standard et définie (schéma) qui comprend généralement une base de données identique. Cela garantit que les données utilisées dans l’ensemble de l’entreprise sont standardisées et basées sur des définitions et une expérience utilisateur communes. Ces concepts fondamentaux sont ensuite reliés à des processus d’entreprise qui sont pilotés par des flux de travail entre les départements de l’entreprise (par exemple, l’ingénierie financière, les ressources humaines, le marketing et les opérations) et relient les systèmes à leurs utilisateurs. En termes simples, l’ERP (Enterprise Resource Planning) est le meilleur moyen de connecter les processus, les personnes et la technologie dans les entreprises modernes.
Prenons l’exemple d’un constructeur automobile qui s’approvisionne en composants et pièces auprès de divers fournisseurs. Il pourrait utiliser un système ERP pour surveiller l’achat et la demande de ces articles et s’assurer que chaque élément du processus d’achat à paiement utilise des informations cohérentes et précises, liées aux flux de travail et aux processus opérationnels de l’entreprise, ainsi qu’aux analyses et aux rapports. Lorsque l’ERP est correctement mis en œuvre dans cette entreprise de fabrication automobile, le composant tel que les « plaquettes de frein avant » est identifié de manière uniforme par le nom de la pièce, sa taille, le matériau, la source, le numéro de lot et le numéro de série du fournisseur, le coût et les spécifications de la pièce, ainsi qu’une myriade d’autres éléments descriptifs et basés sur des données. Les données sont le pouls de toute entreprise moderne, l’ERP (Enterprise Resource Planning) vous permet de rassembler, d’organiser, d’analyser et de diffuser ces informations à chaque individu et système nécessaire pour les aider à remplir leurs rôles et responsabilités.
L’ERP s’assurera également que les champs de données et les attributs sont saisis dans le bon compte du grand livre afin de garantir que toutes les dépenses sont documentées et suivies. Si les plaquettes de frein avant sont appelées « freins avant » dans un système logiciel (ou peut-être dans des feuilles de calcul), « plaquettes de frein » dans un autre et « plaquettes avant » dans le troisième, il n’est pas facile pour le fabricant de pièces automobiles de déterminer le montant qu’il dépense chaque année pour les freins avant et de savoir s’il doit changer de fournisseur ou négocier de meilleurs prix.
L’un des principes fondamentaux de l’ERP est la centralisation des données pour permettre une large diffusion. Au lieu de bases de données multiples avec un inventaire interminable de feuilles de calcul sans lien entre elles, les systèmes ERP mettent de l’ordre dans le chaos, en veillant à ce que tout le monde, du PDG aux commis aux comptes fournisseurs, puisse créer, gérer et accéder aux mêmes informations issues de processus communs. Grâce à une base de données centrale et sécurisée, tous les membres de l’organisation peuvent être sûrs que les données sont exactes, à jour et complètes. L’intégrité des données est assurée dans l’ensemble de l’organisation, des états financiers trimestriels à un rapport unique sur les impayés, sans avoir à recourir à des feuilles de calcul sujettes aux erreurs.
Les avantages pour l’entreprise est la valeur commerciale ERP (Enterprise Resource Planning)
Il est impossible d’ignorer l’importance de la planification des ressources de l’entreprise (ERP) dans l’environnement commercial actuel. Grâce à l’intégration des processus et des données dans les systèmes ERP, les entreprises peuvent intégrer leurs différents services et rationaliser les flux de travail, ce qui permet de réaliser des économies importantes. Voici quelques exemples d’avantages commerciaux spécifiques :
Une meilleure vision de l’entreprise grâce aux rapports en temps réel et aux données générées par les rapports. Réduction des coûts opérationnels grâce à la rationalisation des procédures et des meilleures pratiques
La collaboration entre les utilisateurs s’est accrue grâce au partage d’informations dans les contrats, les demandes d’achat et les bons de commande
Efficacité accrue grâce à une expérience utilisateur cohérente dans de multiples fonctions ainsi qu’à des processus opérationnels bien définis
Une infrastructure cohérente allant du front office au back office et toutes les opérations commerciales apparaissant identiques.
Des taux d’adoption plus fréquents grâce à la conception et à l’expérience utilisateur commune à tous les utilisateurs
Réduction des risques grâce à l’amélioration de l’intégrité des données et des contrôles financiers.
Réduction des coûts de gestion et d’exploitation grâce à l’utilisation de systèmes intégrés et cohérents qui sont homogènes et intégrés
Un bref aperçu de l’ERP (Enterprise Resource Planning)
Des appareils mobiles aux tableaux papier
L’historique de l’ERP (Enterprise Resource Planning) remonte à plus de 100 ans. En 1913, Whitman Harris, ingénieur chez Ford, a créé ce que l’on a appelé plus tard le modèle Economic Order Quantity (EOQ), qui était une méthode de fabrication sur papier pour planifier la production. Pendant longtemps, le modèle EOQ a été la norme en matière de fabrication. Le fabricant d’outils Black and Decker a changé la donne en 1964, lorsqu’il a été la première entreprise à utiliser la solution de planification des besoins en matériel (MRP), qui combine les concepts EOQ et les ordinateurs centraux.
Le MRP était la norme pour la fabrication jusqu’à ce que le plan de ressources de fabrication (appelé MRP II) soit développé en 1983. MRP II comprenait des « modules » en tant que composant logiciel majeur pour l’architecture et incluait des éléments de fabrication de base tels que les achats, la planification des nomenclatures, ainsi que la gestion des contrats. C’était la première fois que divers processus de fabrication étaient intégrés dans un seul système. MRP II offrait également une idée impressionnante de la manière dont les entreprises pouvaient utiliser les logiciels pour connecter et partager des données commerciales et améliorer l’efficacité opérationnelle par une meilleure planification de la production, une réduction des stocks et l’élimination des rebuts (scrap). Au fur et à mesure du développement de la technologie informatique dans les années 1970 et 1980, des concepts similaires au MRP II ont été développés pour traiter les opérations commerciales au-delà de la fabrication, notamment la gestion des relations avec la clientèle, les données financières et les ressources humaines. En 1990, les analystes technologiques ont introduit un nouveau type de logiciel de gestion d’entreprise : la planification des ressources de l’entreprise.
Le passé de l’ERP des années 1990 à l’aube du millénaire
De l’environnement sur site au cloud
Dans les années 90 et jusqu’au début du 21e siècle, l’adoption des progiciels de gestion intégrés (ERP) a connu une croissance rapide. Cependant, le coût d’installation d’un système ERP a commencé à augmenter. Le matériel nécessaire à l’exécution du programme était généralement situé dans les locaux de l’entreprise, avec des machines massives dans la salle des serveurs. Les licences logicielles et matérielles nécessitaient un investissement en capital et étaient amorties sur 5 à 10 ans. En outre, les entreprises souhaitaient souvent modifier leur système ERP pour répondre à leurs besoins et exigences spécifiques, ce qui entraînait des coûts supplémentaires en termes de formation et de consultants en logiciels.
Dans le même temps, la technologie ERP évoluait pour s’intégrer à Internet avec de nouvelles fonctionnalités et capacités telles que l’analytique intégrée. Au fil du temps, de nombreuses organisations se sont rendu compte que leurs systèmes ERP sur site ne répondaient pas aux dernières exigences en matière de sécurité ou aux nouvelles technologies comme les smartphones.
Cloud ERP : un nouveau modèle de prestation de services ERP
Software as a Service (SaaS)
Entrez dans le Cloud, et plus précisément dans le modèle de prestation de services SaaS (Software-as-a-Service) pour les progiciels de gestion intégrés (ERP). Si le logiciel ERP est fourni en tant que service sur le cloud, il est exécuté sur des serveurs distants et non dans la salle des serveurs d’une entreprise. Les fournisseurs de cloud computing corrigent, gèrent et mettent à jour le logiciel plusieurs fois par an, contrairement aux mises à jour coûteuses effectuées tous les 5 à 10 ans pour un système sur site. Le cloud computing peut réduire les coûts d’exploitation (OpEx) et les dépenses d’investissement (CapEx), car les entreprises ne sont pas tenues d’acheter du matériel et des logiciels ou d’employer du personnel informatique supplémentaire. Au lieu de cela, ces fonds peuvent être utilisés pour de nouvelles opportunités commerciales et l’entreprise est à jour avec le logiciel de planification des ressources d’entreprise (ERP) le plus récent. Les employés peuvent se concentrer sur des tâches de meilleure qualité, comme la croissance et l’innovation, plutôt que de gérer l’informatique.
7 raisons de passer à une plateforme ERP en nuage
Pour les entreprises, il n’est tout simplement pas possible d’éliminer complètement les systèmes sur site et de passer entièrement au cloud en une seule étape – ou du moins, ce n’est pas quelque chose qu’elles ont l’habitude de faire. En attendant, s’en tenir à la même approche et ne pas reconnaître les avantages d’un ERP utilisant des solutions en nuage n’est pas non plus la meilleure option. Quelles sont les raisons d’envisager l’utilisation de solutions en nuage pour compléter ou remplacer votre solution sur site ?
1 Il est facile d’adopter une technologie SaaS nouvelle et en développement.
Les nouvelles technologies, comme l’intelligence artificielle (IA), aident les systèmes basés sur le cloud à accroître rapidement leurs capacités sans qu’il soit nécessaire de procéder à des mises à niveau régulières, contrairement à votre ancien système. Aujourd’hui, sans aucune contribution supplémentaire ou additionnelle de la part de l’utilisateur final, les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) deviennent constamment plus faciles à utiliser et à gérer.
2 Améliorez l’efficacité de votre système ERP actuel
Le processus d’amélioration et d’intégration des applications de cloud computing peut améliorer, rendre plus efficace et compléter les tâches. Cela peut apporter une nouvelle vie aux anciens systèmes ERP, offrant aux entreprises une excellente occasion de commencer à utiliser les fonctionnalités du cloud.
3 Accès aux dernières technologies
La recherche d’applications Cloud qui fonctionnent avec votre logiciel ERP existant vous permet de bénéficier immédiatement des nouvelles technologies qui évoluent rapidement et d’améliorer l’expérience utilisateur. Ces systèmes se complètent et offrent des capacités et des avantages commerciaux immédiats sans modifier fondamentalement votre activité.
4 Réduire les dépendances vis-à-vis de sources tierces
L’analyse et le reporting des anciens systèmes nécessitent généralement l’intervention d’un fournisseur tiers pour produire des informations commerciales opérationnelles. L’utilisation de vos applications ERP (Enterprise Resource Planning) basées sur le cloud du fournisseur donne généralement des informations identiques ou supérieures sans qu’il soit nécessaire d’établir un partenariat distinct avec le fournisseur.
5 Faites évoluer vos systèmes financiers
Les systèmes hérités n’ont jamais été conçus pour être des moteurs de reporting modernes. La technologie basée sur le cloud est apparue au cours de la dernière décennie et a été développée comme un principe fondamental, avec une perspective et une conscience complètement différentes non seulement des possibilités mais aussi de ce qui était nécessaire pour réussir avec les plateformes ERP.
6 Des ressources de sécurité plus fortes
Les fournisseurs de solutions en nuage disposent d’énormes équipes à temps plein qui se consacrent activement à la surveillance et à la résolution des problèmes et menaces de sécurité tout au long de la journée. De plus, pour démontrer leur crédibilité aux clients et souligner l’importance qu’ils accordent à la sécurité, certains fournisseurs de services proposent des solutions ERP Cloud accréditées qui offrent un haut degré de sécurité. L’une des certifications que ces solutions détiennent est la norme ISO 27001.
7 Attirer les talents en demande
La jeune génération a été élevée en étant équipée d’une technologie mobile et sans faille, simple à utiliser et en constante évolution. Les entreprises qui continuent à s’appuyer uniquement sur la technologie interne seront en mesure d’attirer les meilleurs talents, quel que soit leur âge.
Comment commencer à utiliser un progiciel de gestion intégré (ERP) ?
Êtes-vous capable de dire si votre fournisseur de PGI investit dans les dernières technologies ?
L’un des avantages du modèle SaaS est que le logiciel est toujours à jour avec les caractéristiques, les fonctions et les meilleures pratiques les plus récentes. Les fournisseurs d’ERP (Enterprise Resource Planning) en nuage publient régulièrement des mises à jour (aussi fréquemment qu’une fois par mois pour Oracle). Cela signifie que la plupart des technologies, qui sont en constante évolution et à la pointe comme les assistants numériques IA, le machine-learning blockchain, la réalité augmentée et virtuelle ainsi que l’Internet des objets (IoT) sont accessibles aux abonnés à un intervalle régulier. Grâce à l’accès à ces dernières technologies, les entreprises peuvent rapidement améliorer leurs techniques commerciales à l’image du développement des logiciels de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Elles peuvent automatiser des processus qui nécessitaient une intervention manuelle importante, par exemple le rapprochement des comptes financiers. En outre, les utilisateurs obtiennent une compréhension approfondie et en temps réel des opérations commerciales de l’entreprise, non seulement au bureau, mais aussi dans les entrepôts, dans les ateliers et dans d’autres secteurs de l’entreprise. Ces informations sont ensuite accessibles à chaque employé à l’aide de leurs téléphones intelligents, comme les tablettes et les smartphones.
Construit pour faire partie de l’ère numérique, le cloud ERP englobe aujourd’hui l’analytique, le social, le mobile et les technologies les plus récentes. Une entreprise ne peut progresser sans lui.
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