L’électronisation des dossiers de dépenses change la loi ! 
Conformément à un arrêté publié le 23 mai 2019,, consolidé le 7 mars 2020 les entreprises n’ont plus à conserver leurs notes de frais sur papier pendant cinq ans. A l’heure du numérique et de la dématérialisation, le gouvernement français cherche à rationaliser les contrôles fiscaux afin de traiter les justificatifs qui peuvent être endommagés.
Mais, comme tout est encadré, il faut savoir que cette décision n’est pas rétroactive. Ce sont seulement les notes de frais déposées à partir du 23 mai de cette année qui sont en cause. Nous vous conseillons donc de conserver vos notes de frais sur papier antérieures à la date de ce décret pendant au moins cinq ans !
Pour vous aider dans vos nouvelles dépenses professionnelles, nous allons vous présenter ce qu’est le numérique ?
Optez pour un logiciel de gestion des notes de frais 100% numérique
À l’heure où l’on parle de tout ce qui est numérique, que pensez-vous de la gestion des dépenses de votre entreprise ?
La première chose que nous constatons est que les entreprises ne peuvent pas gérer les longues tâches liées à la gestion des notes de frais et à la confirmation manuelle des dépenses des employés. Les départements financiers et comptables doivent continuellement vérifier si la TVA a été correctement remplie pour s’assurer que tout est correct avant le transfert vers le logiciel de comptabilité. Il est essentiel d’être bien informé car, en cas de contrôle fiscal, une ou deux erreurs peuvent avoir des conséquences dévastatrices pour votre entreprise.
En éliminant les papiers, vous réduirez le stockage du papier, les dépenses de papier et d’impression. Tout cela peut se traduire par de réelles économies !
C’est le cas pour la petite entreprise (auto-entrepreneur) et pour la grande entreprise via la PME.
Sans employés numériques, vous et votre entreprise avez perdu de l’argent !
Vos employés ne sont pas assidus lorsqu’il s’agit de leur note de frais. Ils peuvent passer beaucoup de temps à chercher leur facture, puis à soumettre leurs reçus, et ils peuvent fournir des reçus de dépenses incorrects ou endommagés, ou faire des erreurs sur le montant,…. Cela signifie que l’entreprise est moins productive car, en essayant de gérer les frais professionnels, les employés ne gèrent pas leur travail. De plus, ils veulent un remboursement rapide et n’ont pas à se soucier de la surveillance qui est effectuée avant le remboursement. Il est important de savoir qu’une mauvaise gestion des dépenses peut provoquer des tensions au sein d’une entreprise !
Les cartes bancaires intégrant un logiciel de gestion des dépenses
Aujourd’hui, avant de se lancer dans un logiciel de calcul des dépenses qui a des frais importants (formation à la mise en œuvre, mise en œuvre ou gestion du changement), …), il est essentiel de mentionner qu’il existe des options clés en main en ligne qui peuvent être utilisées par tous les types d’entreprises pour gérer les dépenses de votre entreprise.
Avec la nouvelle génération de cartes d’entreprise, telles que Mooncard, Soldo, etc …, vous pouvez rationaliser la gestion comptable de vos dépenses ainsi que celles de vos employés.
Tout d’abord, il est essentiel de préciser que ces cartes pour les notes de frais peuvent être stockées par la banque de votre entreprise, mais ce n’est pas une obligation.
Elles disposent d’une application pour mobile qui permet aux employés de prendre une photo du reçu lors de leur voyage d’affaires, afin de pouvoir l’archiver instantanément. C’est un grand avantage pour le service comptable qui n’a besoin que d’examiner le reçu.
Pour les employés, les notes de frais du mois sont remplies progressivement, ce qui permet un remboursement rapide des dépenses. L’entreprise peut alors payer ces dépenses plus facilement et avancer les dépenses sur des comptes bancaires dédiés aux dépenses de l’entreprise.
De plus, ces solutions innovantes sont accompagnées d’un programme de notes de frais efficace, capable de se connecter directement au logiciel de comptabilité.
Avis de la Centenaire : Nous vous suggérons d’évaluer les différentes banques avec des applications de rapport de dépenses pour assurer un meilleur contrôle des coûts de votre entreprise et des employés satisfaits.
Daniel Louis
