politique de conservation des données
Une politique de conservation des données, également appelée politique de conservation des enregistrements, est une procédure qu’une organisation adopte pour stocker des informations afin de garantir la conformité à des fins réglementaires ou opérationnelles. Lors de la création d’une politique de conservation des informations, vous devez décider de la meilleure façon d’organiser les données de manière à ce qu’elles puissent être recherchées et consultées ultérieurement.
Supprimez les informations qui ne sont plus nécessaires.
Certaines entreprises trouvent avantageux de créer le modèle de politique de conservation des données qui peut être utilisé comme une ligne directrice à suivre lors de la création de la politique.
Une politique complète de conservation des données définit les motifs de l’entreprise pour conserver des données spécifiques, et ce qu’il faut en faire lorsqu’il est prévu de s’en débarrasser.
Une politique de conservation des données est un élément de la gestion globale des données dans une organisation. Elle est cruciale car les données peuvent s’accumuler rapidement. C’est pourquoi il est essentiel d’établir la durée pendant laquelle une organisation doit conserver certaines informations. Une organisation ne doit conserver les données que jusqu’à ce qu’elles soient nécessaires, que ce soit un an ou six mois. Le stockage des données plus longtemps que nécessaire peut occuper l’espace de stockage et est plus coûteux qu’il ne le vaut.
Mise en œuvre appropriée
La principale raison de mettre en œuvre une politique de conservation des informations sera de s’assurer que les données sont sauvegardées. Les données de sauvegarde d’une organisation peuvent l’aider à se remettre d’une perte de données. Un plan est essentiel pour s’assurer que l’organisation dispose des bonnes données et de la bonne quantité de données à sauvegarder. Une sauvegarde insuffisante des données signifie que la récupération ne sera pas aussi complète qu’il le faudrait et un excès de données peut être source de confusion.
Une politique de conservation des données doit considérer les données archivées différemment des données de sauvegarde. Les données archivées ne sont plus utilisées par l’entreprise, mais elles doivent néanmoins être conservées pendant une longue période. Une entreprise peut être amenée à déplacer des données dans une archive pour les utiliser à l’avenir ou pour des raisons de conformité. Les données archivées sont stockées sur des supports de stockage moins coûteux, ce qui réduit le coût et la taille du stockage des données. Un utilisateur doit être en mesure de rechercher facilement des archives.
Afin de concevoir et de mettre en œuvre correctement une politique de conservation des données, notamment en ce qui concerne la conformité à la loi, l’équipe informatique doit collaborer avec l’équipe juridique. L’équipe juridique sera en mesure d’avoir une idée de la durée pendant laquelle les données doivent être conservées en vertu de la loi, et l’équipe informatique est responsable de la mise en œuvre de la politique.
Il est essentiel de connaître la politique de conservation des données. Un fichier créé il y a des années ne signifie pas qu’il est automatiquement supprimé après une période donnée. Le fichier peut être un contrat vital que l’entreprise doit conserver ou peut contenir d’autres informations importantes.
Les systèmes de stockage peuvent conserver ou supprimer des données selon les règles établies par le service informatique. Les métadonnées permettent de déterminer quand un objet est programmé pour être supprimé ou destiné à un espace de stockage spécifique. Un logiciel automatisé peut déplacer les anciennes données vers les archives, ce qui est particulièrement avantageux pour les organisations qui ont de grandes quantités de données. Certains logiciels peuvent supprimer automatiquement des informations en fonction de leur âge, sur la base du calendrier de conservation. Mais les administrateurs doivent s’assurer que les données supprimées ne seront plus utiles à l’avenir.
Excellents exemples
La durée d’une politique de conservation peut varier de quelques minutes à plusieurs années. Il est essentiel d’employer un moteur pour la politique qui couvre divers champs, comme le département, l’utilisateur et le type de fichier.
Une politique de conservation des données devrait inclure les courriels. Les courriels sont une source d’information qui se développe rapidement et certains peuvent consommer beaucoup d’espace, c’est pourquoi il est crucial pour une organisation d’établir un calendrier de conservation approprié. Dans le cadre de la politique globale de conservation des données et de la politique globale de conservation, l’équipe informatique devrait collaborer avec les services juridiques concernant les spécificités du calendrier de conservation des e-mails.
En termes de cibles, le stockage objet est une option populaire dans une politique de conservation des données car il offre une solide protection des données pour un faible coût.
Le stockage dans le nuage public est un autre endroit populaire pour stocker les données qui nécessitent un stockage à long terme. Il est généralement moins coûteux que le stockage sur site, surtout pour les faibles niveaux d’accès. Les fournisseurs de services de cloud computing assurent la sécurité des données hors site, ce qui est crucial en cas de panne du centre de données principal. La vitesse de récupération dépend de la quantité et de la taille de l’ensemble des données.
En outre, les bandes jouent un rôle essentiel dans la conservation à long terme des données. Les données qui ne sont pas souvent utilisées trouvent une place sur la bande, et il est plus difficile de les restaurer que d’autres formats. Le stockage des données sur bande pendant des années est généralement moins coûteux que leur conservation dans le nuage et consomme moins d’énergie que le stockage sur disques. Tout comme le cloud qui est accessible à tous, les bandes peuvent être utilisées pour le stockage hors site. La technologie des bandes a évolué au fil du temps. La version la plus récente de LTO, le LTO-8, a été lancée à la fin de l’année 2017. Elle peut contenir jusqu’à 30 To de capacité de stockage compressée et une vitesse de transfert de données constante de 775 mégaoctets par seconde pour les données compressées.
Conformité réglementaire
Une politique de conservation des données doit tenir compte de la valeur potentielle des informations dans le temps ainsi que des lois régissant la conservation des données auxquelles une organisation pourrait être soumise. En 2006, la Cour suprême des États-Unis a reconnu qu’il n’est pas financièrement possible de conserver toutes les données pour toujours. Cependant, les organisations doivent démontrer qu’elles ne suppriment que les informations qui ne sont pas soumises à une réglementation spécifique et qu’elles disposent d’un processus répétable et régulier pour ce faire. Cela signifie que différents types d’informations sont conservés pendant des périodes différentes. Par exemple, la durée de conservation du courrier électronique des employés d’un hôpital est différente de celle des dossiers des patients.
