Augmenter le flux de trésorerie en optimisant le DSO
Dans cet article, nous expliquons ce qu’est le DSO et pourquoi il est crucial de surveiller cet indicateur, et comment vous pouvez l’optimiser. Nous vous suggérons diverses options à rechercher en fonction de l’entreprise pour laquelle vous travaillez.
Gestion de la trésorerie : Qu’est-ce que cela signifie ? DSO ?
Le DSO, qui signifie Days Sales Outstanding ****, est le temps qu’il faut à vos clients pour régler leurs factures. Naturellement, moins ce délai est long, plus l’entreprise est efficace.
Il s’agit d’une mesure suivie par les entreprises B2B. Dans le cadre des relations interentreprises, la loi impose le délai de paiement. Ce délai est de 30 jours par défaut, mais il peut varier en fonction des négociations avec vos clients. Le délai de paiement doit être indiqué dans vos factures, devis et CGV.
Si vos clients sont tenus de vous payer en 30 jours à compter de la date de réception de la facture, théoriquement votre délai de paiement devrait être d’au moins 30 jours. En réalité, ce n’est pas le cas. De nombreuses entreprises sont confrontées à des retards de paiement ou à des non-paiements. Les raisons invoquées par leurs clients sont diverses :
- Votre client n’a pas reçu votre facture : personne de contact incorrecte, adresse électronique incorrecte, le courrier électronique est arrivé dans les boîtes aux lettres…
- Votre client a oublié de payer. Il a reçu une facture 30 jours plus tard, mais la date d’échéance est arrivée et il n’a pas pu se rappeler qu’il devait la payer.
- Votre client pourrait être confronté à des difficultés financières et retarder le paiement de votre facture.
- Votre client n’est pas satisfait d’un élément spécifique de la facture et ne veut pas le payer. Il s’agit d’un litige sur la facture.
Les conséquences des retards de paiement sont qu’ils sont assez fréquents et peuvent conduire à une augmentation de votre délai de paiement qui peut être rapidement compris entre 60 et 80 jours.
Les implications d’un DSO étendu
Si vous avez un DSO élevé, c’est que vous êtes soumis à un décalage dans le temps entre les paiements entrants et les paiements sortants. Cela signifie que vous devez effectuer les paiements à vos fournisseurs avant de recevoir les fonds des clients. Si vous ne payez pas à temps, un cercle vicieux s’enclenche. Ce n’est pas viable. Vos fournisseurs pourront faire valoir que les dettes que vous ne serez pas en mesure de payer. Ce n’est pas à cause d’une absence d’affaires, mais d’un manque de chiffre d’affaires.
Les problèmes peuvent survenir rapidement et les conséquences peuvent être catastrophiques. Les retards de paiement sont à l’origine d’un quart des faillites d’entreprises.
Il est essentiel d’obtenir la valeur totale de vos ventes facturées aussi rapidement que possible, et de maximiser votre DSO autant que possible. Le temps qu’il faut pour payer aura un effet significatif sur le flux de trésorerie.
Comment pouvez-vous améliorer votre DSO ?
Il existe toute une série d’options à envisager. Vous pouvez toutes les tester ou en choisir certaines en fonction de la structure de votre entreprise. Considérez celles qui semblent les plus compatibles avec votre entreprise, et celles qui sont susceptibles d’avoir le plus grand impact rapidement.
Facturez aussi vite que possible
C’est l’option la moins chère à mettre en œuvre. Il s’agit de surveiller vos processus de facturation et d’être plus rigoureux pour facturer vos clients le plus rapidement possible. En effet, plus vous payez tôt, plus vite vous recevrez votre remboursement.
Il est donc essentiel d’être sur ses gardes à ce stade.
Soyez clair sur la raison de l’émission des factures. Par exemple, la réception de marchandises, ou l’achèvement d’une phase particulière d’un projet… Dès que la bonne personne au sein de l’entreprise a accès aux informations qui doivent être facturées, celles-ci doivent être remises au service de la comptabilité, qui ne doit pas remettre à plus tard l’émission de la facture et son envoi. La meilleure méthode consiste à envoyer la facture par courrier électronique plutôt que par la poste pour rendre le processus encore plus rapide.
Facturez plusieurs fois, si nécessaire.
Dans le but d’améliorer votre procédure de facturation, si l’article que vous proposez s’étale sur une longue période, par exemple plusieurs mois (comme cela peut être le cas pour les services), vous pouvez diviser votre facturation. En d’autres termes, vous pouvez demander un paiement initial de 30 % au moment de la signature du devis, 40 % à mi-parcours du projet (après l’atteinte d’une étape importante, par exemple) et les 30 % restants à la fin du projet.
De cette façon, vous recevrez des revenus plus réguliers. D’autant plus que vous, en tant que participant, devrez payer les frais de lancement du projet.
La communication entre le service financier et le service commercial est essentielle. Les échanges doivent se faire dans les deux sens. Le département commercial doit informer le département financier dès qu’une facture est requise. À l’inverse, le département financier doit informer le département des ventes en cas de non-paiement de la facture. Parfois, le simple fait de dire au client que le service commencera dès que la facture sera payée peut suffire à faire avancer les choses. Votre client qui a payé une partie du service sera plus prompt à payer son dû.
Le risque est couvert par l’affacturage ou l’escompte commercial.
- Affacturage
L’affacturage consiste à transférer une facture à un organisme extérieur, appelé « factor ». Le factor vous remet la facture immédiatement en échange d’une partie de la facture, ou de sa commission. Le factor se charge d’encaisser les fonds directement auprès de votre client.
Il est possible de céder toutes les factures, mais cela entraîne des frais. Il est recommandé de se concentrer sur les factures dont le montant est élevé et qui sont difficiles à payer.
- L’escompte commercial
L’escompte commercial est une réduction que vous pouvez offrir à votre client dans le cas où il est en mesure de payer sa facture dans un délai court (avant la date d’échéance). Par exemple, une réduction de 5 % dans le cas où il paie sa facture dans les trois jours.
Tout le monde y gagne : vous êtes payé rapidement et votre client a plus de facilité à payer. C’est également un beau geste commercial et un moyen d’entretenir votre relation avec votre client.
Là encore, veillez à bien cibler les clients auxquels vous l’offrez. Pour ceux qui ont tendance à faire des paiements tardifs, cela peut être un moyen de les motiver à payer plus rapidement. Veillez à ce que le rapport de force ne soit pas modifié, c’est-à-dire qu’ils fassent un effort délibéré pour payer en retard afin de vous permettre d’offrir une remise commerciale. Vous pouvez également proposer des remises pour des factures spécifiques.
Améliorer le recouvrement des créances
- Automatisez les rappels aux clients
Payer les factures en retard uniquement si vous avez le temps n’est pas une méthode efficace et durable pour réduire le délai moyen de paiement. Il est essentiel d’effectuer un suivi auprès de chaque client pour chaque facture en retard. Votre client doit savoir que vous ne laisserez pas une facture en retard passer inaperçue et que vous resterez « dans son dos » pour exiger l’argent qu’il vous doit. Le but n’est pas de détruire votre relation avec votre client mais de donner une image impressionnante et rigoureuse de votre suivi de facture.
- Utilisation d’un logiciel de recouvrement
Pour répondre à la question ci-dessus, nous vous recommandons de vous intéresser à un programme de recouvrement qui peut automatiser l’envoi de rappels aux clients. Vous pouvez établir différents plans de rappels en fonction du type de clients que vous servez et également définir des scénarios. Vous avez accès à de nombreux canaux de communication comme l’e-mail, le téléphone et le courrier.
Par exemple, vous pouvez spécifier qu’après 5 jours de retard, l’email de rappel est envoyé. Si la facture n’a pas été payée, un appel est programmé 15 jours plus tard.
Un logiciel de recouvrement vous permet de choisir si l’envoi des e-mails est automatisé ou non. Cela peut être pertinent pour un courriel avertissant qu’une facture sera due dans un avenir proche. Pour des délais plus longs, il est recommandé de vérifier les e-mails manuellement. Avec un programme de recouvrement, le travail est déjà fait puisque les courriels sont déjà rédigés. Il suffit de relire l’e-mail, puis d’appuyer sur le bouton « Envoyer » pour confirmer l’envoi. Si nécessaire, il est toujours possible de modifier l’e-mail.
L’utilisation d’un logiciel de recouvrement vous permettra de diviser par quatre le temps consacré aux rappels aux clients et de réduire de 30 % le montant des créances douteuses.
- Proposez des modes de paiement adaptés à vos besoins.
Si vous souhaitez être payé plus rapidement, vous devez proposer à vos clients les modes de paiement les plus appropriés. Il existe une grande variété d’options de paiement dans le domaine du B2B : virement bancaire, prélèvement automatique, carte de crédit ou chèques… Choisissez celui qui est le plus rapide et qui s’adapte le mieux à vos clients en fonction de leurs habitudes de paiement.
Bruno Martins
