Alors que les clients sont de plus en plus exigeants, réussir à assurer une bonne disponibilité auprès de sa clientèle est un véritable défi pour les entreprises. A ce titre, la gestion des appels demande à la fois du temps, de la réactivité et une organisation très rigoureuse, ce qui peut rapidement devenir contraignant.
Pour mieux servir leurs clients, on peut observer une nouvelle tendance qui consiste justement à externaliser son secrétariat téléphonique, mais est-ce vraiment efficace ?
Quelle organisation pour externaliser son secrétariat téléphonique ?
Si vous n’avez encore jamais eu l’occasion de solliciter un expert du secrétariat téléphonique pour vous venir en aide, avant de vous précipiter vers une solution en particulier, il convient de vous poser quelques questions pour être sûr de ne pas vous tromper.
Concrètement, vous devrez d’abord définir la durée de l’accompagnement, qui peut aussi bien durer quelques jours, quelques semaines, ou même être permanent. Si vous êtes à la recherche d’une solution sur mesure, notamment si vous avez plusieurs types de clients et de besoin, cela implique également de bien définir les profils pour que la transition avec un secrétariat téléphonique externe se déroule dans les meilleures conditions possibles.
Enfin, n’hésitez pas à apporter des consignes pour traiter les appels, qu’il s’agisse d’éléments de langage dans une langue en particulier, ou d’astuces pour répondre rapidement aux demandes pendant les périodes de forte affluence.
Quels sont les avantages de l’externalisation d’un secrétariat téléphonique ?
Que vous ayez l’occasion de travailler dans le monde des assurances, de l’immobilier, ou d’autres domaines d’activité, externaliser votre secrétariat téléphonique vous sera forcément bénéfique ! Afin de mieux vous rendre compte des atouts de cette solution, voici un récapitulatif des avantages à retenir :
Un gain de temps pour plus de valeur ajoutée
Si certaines entreprises apprécient parfois avoir des retours directs de leurs utilisateurs, la grande majorité des demandes des clients se ressemblent, ce qui peut réduire considérablement votre valeur ajoutée à long terme sur ce poste. En choisissant d’externaliser votre support téléphonique, vous pourrez justement éliminer toutes les tâches chronophages et vous concentrer uniquement à votre activité principale.
Une disponibilité continue
Comme on peut le lire sur les études les plus sérieuses à ce sujet, les clients sont désormais en attente d’un support très réactif face à leurs demandes. Et si la satisfaction de vos clients et de vos prospects est une priorité pour le développement de votre entreprise, vous devez impérativement tout mettre en oeuvre pour rester joignable quand vos clients tentent de vous joindre.
Malheureusement, il suffit parfois d’une simple réunion pour perdre des appels, ou d’un emploi du temps chargé qui ne vous permet pas de prendre tout le temps nécessaire pour répondre aux demandes des clients. En confiant cette tâche en permanence ou de façon ponctuelle à un tiers, vous pourrez être sûr de rester joignable à tout moment, y compris pendant les périodes de vacances.
Des coûts réduits
Enfin, à l’heure où l’inflation a mis à mal de nombreux secteurs d’activité, vous n’avez pas d’autre choix que de minimiser vos dépenses au maximum. Là encore, opter pour un service téléphonique externalité vous permet d’éviter le recrutement d’un collaborateur, avec toutes les contraintes liées à l’embauche.
