Définition de l’automatisation du flux de travail
L’automatisation du flux de travail est une méthode visant à garantir que le flux de documents, de tâches et d’autres informations entre les tâches se fait de manière indépendante, conformément aux règles de gestion définies. Une fois mis en œuvre, ce type d’automatisation doit être un processus simple, exécuté régulièrement pour stimuler la productivité.
Les critères à prendre en compte pour mettre en œuvre l’automatisation du flux de travail sont les suivants
- Le travail est répétitif.
- Le travail doit être effectué avec précision, sans possibilité d’erreur humaine.
- Les tâches simples peuvent être plus efficaces en les automatisant.
L’importance de l’automatisation des flux de travail
L’automatisation des flux de travail est recommandée aussi souvent que possible, pour diverses raisons, notamment pour accélérer les processus et améliorer l’efficacité et la précision. D’autres améliorations sont possibles :
- L’efficacité accrue des tâches, ce qui permet aux employés de se concentrer sur les tâches non automatisées.
- Réduction des coûts. L’augmentation de la productivité permet de réaliser des économies.
- Visibilité. Si la cartographie des flux de travail a été mise en œuvre, les procédures d’automatisation devraient être rendues plus transparentes et donner à l’organisation une vision claire de ses flux de travail.
- Amélioration de la communication. Si la visibilité est améliorée, la communication avec les employés sera plus précise.
- Un meilleur service à la clientèle. Cela peut se faire en automatisant les réponses aux plaintes des clients par exemple.
Possibilité d’améliorer l’engagement des clients. Les clients peuvent répondre plus rapidement en utilisant des outils automatisés. - Cela peut être amélioré par un accès plus important et plus détaillé aux flux de travail.
- Élimination des tâches redondantes. Les redondances de flux de travail, ou toute autre tâche redondante, sont plus facilement identifiées.
- Amélioration de la qualité globale du produit. L’erreur humaine est éliminée de l’équation.
- Les flux de travail numériques peuvent être suivis. Cela permet à une organisation d’évaluer l’efficacité de ses opérations.
Avantages de l’automatisation du flux de travail
Les avantages de l’automatisation du flux de travail peuvent être décrits comme suit :
- réduction du cycle de travail ;
- moins de travail manuel ;
- Le besoin de manipulation manuelle des produits est réduit.
plus de visibilité ; - une plus grande visibilité signifie qu’il est plus facile de repérer les goulots d’étranglement opérationnels ;
- une meilleure satisfaction du client en se concentrant sur la
- satisfaction des employés ; satisfaction globale des employés, ce qui élimine la nécessité d’effectuer des tâches ennuyeuses et répétitives ;
- une plus grande satisfaction des employés grâce à l’utilisation d’outils d’analyse des flux de travail. Ceux-ci peuvent comprendre des tableaux de bord, des indicateurs clés de performance et d’autres outils ;
- une meilleure communication interne et externe ;
- Une plus grande responsabilité quant à savoir qui est responsable de quoi au sein d’une organisation, ce qui vient du fait que chaque étape du flux de travail d’une organisation est clairement attribuée à une personne ;
- donner aux employés du temps pour s’occuper d’autres tâches ;
- une production accrue ;
- des économies de coûts ;
- Il y a moins de risque d’erreur humaine
La capacité d’évoluer, car l’automatisation du flux de travail peut être modifiée et étendue à tout moment
Une gestion plus efficace des tâches grâce à l’utilisation de tableaux de bord, de calendriers et d’autres outils accessibles par l’utilisation d’un logiciel d’automatisation du flux de travail.
L’automatisation du flux de travail est un outil utile pour améliorer les flux de travail.
L’automatisation du flux de travail est un outil populaire dans des départements et des industries comme les soins de santé, le développement juridique, le marketing, les finances, les ventes, l’informatique, ainsi que les ressources humaines (RH). Voici quelques exemples d’automatisation du flux de travail dans des domaines et des industries spécifiques :
Dans le secteur des soins de santé, l’automatisation du workflow peut être employée pour automatiser les horaires du personnel et les rotations de garde. L’automatisation du flux de travail est également bénéfique pour l’admission et la sortie et pour automatiser la transmission des dossiers électroniques des patients.
Dans le département juridique, l’automatisation du flux de travail est utilisée pour rationaliser les processus de facturation, enregistrer les détails des nouveaux clients, soumettre et suivre les modifications de contrat et également gérer les délais de soumission des cas.
Dans les équipes DevOps, les flux de travail d’automatisation peuvent inclure l’orchestration des pipelines de développement logiciel ; la collecte et le suivi des données ; le développement du code de test et le déploiement du code de test et des tests. Par exemple, une équipe DevOps pourrait automatiser les tests d’un site de commerce électronique.
Dans le domaine de la finance, l’automatisation du flux de travail peut être utilisée pour modifier le processus de paie, approuver les comptes et même automatiser les demandes de congés payés (PTO). Les départements marketing peuvent utiliser l’automatisation des flux de travail pour gérer la marque d’une organisation, tandis que les départements commerciaux sont en mesure d’automatiser l’approbation des devis et des propositions pour les flux de travail.
Dans les entreprises informatiques, l’automatisation des flux de travail est utilisée pour faciliter le traitement des incidents de sécurité ainsi que les demandes de service et la création de nouveaux comptes.
Les ressources humaines peuvent automatiser les flux de travail tels que les feuilles de temps ainsi que l’intégration et l’exclusion des employés et d’autres processus de gestion du changement.
En général, l’automatisation des flux de travail peut être utilisée pour planifier l’utilisation de certaines ressources et contrôler l’accès à certaines salles ou zones, ou pour approuver des factures.
Étapes de l’automatisation du flux de travail
Il existe cinq étapes courantes pour mettre en œuvre l’automatisation du flux de travail. La première étape consiste à identifier les tâches répétitives qui peuvent être améliorées par l’automatisation. Si une entreprise estime que le flux de travail de ses employés doit être amélioré en raison de sa nature répétitive, de sa tendance à l’erreur humaine ou de son coût élevé, elle doit penser à automatiser cette tâche ; il s’agit d’un processus qui nécessite une compréhension approfondie des opérations de l’entreprise.
L’étape suivante consiste à déterminer les objectifs de l’entreprise. Pour ce faire, l’entreprise doit être en mesure de déterminer comment son objectif commercial sera atteint en mettant en œuvre l’automatisation du flux de travail, quel que soit le domaine identifié. Il est également essentiel de déterminer si l’automatisation du flux de travail est en mesure d’atteindre l’objectif de l’entreprise. Le flux de travail à envisager doit être facile à utiliser et adaptable par les employés qui l’utilisent.
La troisième étape consiste à sélectionner le logiciel de flux de travail automatisé requis. Pour cela, l’entreprise doit choisir le logiciel qui l’aidera à atteindre les objectifs commerciaux qu’elle a identifiés.
La dernière étape consiste à apprendre aux employés comment utiliser le nouveau logiciel pour automatiser les flux de travail.
La dernière étape consiste à commencer à surveiller les indicateurs de performance les plus importants (KPI), puis à modifier le flux de travail en fonction de ceux-ci. Cela doit être fait lorsque le flux de travail a été mis en place et fonctionne. Les KPI doivent être contrôlés, ainsi que les commentaires des employés. Ces deux éléments peuvent contribuer à améliorer l’expérience des utilisateurs (UX) ainsi que le flux de travail dans son ensemble. Le suivi et la mesure continus peuvent être utilisés pour évaluer et améliorer en permanence le flux de travail.
Quelques exemples d’automatisation du flux de travail
Bien que chaque département ou secteur particulier ait ses propres exigences en matière d’automatisation, certaines tâches peuvent être automatisées, par exemple
L’organisation des documents, quelle que soit la méthode de partage des fichiers employée par une équipe
L’envoi de courriels pour accomplir des tâches comme
Les factures et autres processus liés à la vente et à la comptabilité ;
L’automatisation des processus d’assistance à la clientèle permet de répondre beaucoup plus rapidement aux demandes des clients.
Flux de travail statiques ou dynamiques
L’automatisation des flux de travail peut être dynamique ou statique. Si l’automatisation du flux de travail est dynamique, le logiciel peut utiliser des modèles pour déterminer au moment de l’exécution quelle est l’action suivante.
Automatisation flexible ou statiqueL’automatisation du flux de travail peut être statique ou flexible.
Si le processus d’automatisation du flux de travail est fixe et ne change pas, il n’y a pas de changement. Les étapes sont exécutées dans un ordre spécifique sans tenir compte des facteurs externes qui pourraient avoir un impact sur le résultat final. Dans la mesure du possible, l’automatisation du flux de travail doit s’intégrer à l’automatisation pour accroître la flexibilité.
Logiciels populaires pour l’automatisation des flux de travail
Une entreprise qui tente d’automatiser les flux de travail doit accorder une attention particulière à l’application qu’elle choisit d’utiliser. Le logiciel d’automatisation des flux de travail doit être convivial, rentable et capable de contribuer grandement à la réalisation des objectifs de l’entreprise. Le logiciel d’automatisation du flux de travail est généralement disponible en tant que logiciel en tant que service (SaaS) et certaines entreprises proposent Flokzu ainsi que Kissflow. Les applications SaaS sont généralement livrées avec des outils de base de gestion des flux de travail conçus pour les petites et moyennes entreprises. Les outils particuliers pour l’automatisation des flux de travail incluent :
ProcessMaker est un outil de flux de travail automatisé open source, basé sur le Web. C’est un outil convivial qui est utilisé dans les secteurs des soins de santé, de la fabrication des télécommunications, de l’éducation ou de la fabrication.
Flokzu est une plateforme basée sur le cloud pour automatiser les flux de travail. L’outil vous permet de créer des modèles de flux de travail dont l’interface est orientée vers les tâches et le flux de travail. Flokzu ne nécessite aucune compétence en matière de codage et est basé sur des icônes – permettant, par exemple, l’utilisation d’organigrammes afin d’expliquer les différents processus.
Kissflow est un logiciel d’automatisation des flux de travail qui permet aux utilisateurs de créer des flux de travail et des tâches automatisés à l’aide de 50 logiciels de gestion des processus d’entreprise préinstallés. Kissflow est un excellent outil pour les ventes, le marketing des ressources humaines, les finances, les ressources humaines et bien d’autres départements.
Nintex est un programme d’automatisation des flux de travail dont l’utilisation ne nécessite aucune connaissance en programmation. Ce logiciel permet aux utilisateurs professionnels d’automatiser et de gérer les processus d’entreprise, mais aussi d’optimiser l’efficacité de ces processus. Nintex propose des outils supplémentaires plus sophistiqués, comme la cartographie des flux de travail, ainsi que des flux de travail plus avancés.
Integrify est un logiciel d’automatisation des flux de travail qui permet aux utilisateurs de créer des flux de travail avec des capacités de glisser-déposer. Les utilisateurs peuvent travailler ensemble sur des demandes et des tâches et exécuter des flux de travail séquentiels ou parallèles, ainsi que tester des processus, définir des rappels et automatiser diverses tâches manuelles. Integrify fournit également une API ouverte aux utilisateurs REST qui permet aux utilisateurs de se connecter à d’autres bases de données et de rapporter des données à partir d’une variété de fichiers tels que Excel ainsi que PDF.
Moteur de flux de travail et moteur de règles métier
Les moteurs de flux de travail et les moteurs de règles métier (BRE) peuvent tous deux être utilisés dans une organisation, mais il est essentiel de comprendre qu’il ne s’agit pas exactement de la même chose. Un moteur de flux de travail est un outil informatique ou une application conçue pour aider les utilisateurs à automatiser les différentes tâches qui constituent un flux de travail, généralement dans un délai donné. L’outil logiciel utilisé dans l’automatisation du flux de travail est connu sous le nom de moteur de flux de travail. Le moteur de workflow aide une organisation à économiser du temps et des efforts lorsqu’elle effectue un mouvement sans délai.
Les moteurs de règles métier, quant à eux, sont utilisés pour prendre des décisions de manière autonome en utilisant des ensembles de règles. Les BRE fonctionnent sur un ensemble de règles dans un logiciel, et exécutent le code de l’application lorsque certaines exigences sont satisfaites. En termes simples, les BRE fixent des critères pour la façon dont le logiciel se comporte dans différents états. Si les moteurs de flux de travail sont utilisés pour gérer le flux de travail, il ne s’agit pas d’une BRE qui n’a aucune influence sur l’orchestration des tâches.
Mais les BRE fonctionnent davantage comme des directives permettant au logiciel de prendre des décisions spécifiques en fonction des circonstances. Les utilisateurs non techniques qui n’ont pas beaucoup de connaissances en programmation peuvent utiliser un moteur de règles métier pour modifier le comportement du logiciel en fonction des exigences professionnelles spécifiées.
L’automatisation du flux de travail est différente de. Automatisation des processus robotiques
D’un point de vue conceptuel, l’automatisation des processus robotiques est similaire à l’automatisation des flux de travail. La distinction est la suivante : l’automatisation robotique des processus est utile pour automatiser des tâches individuelles et discrètes, tandis que l’automatisation du flux de travail est utile pour automatiser un ensemble de tâches interconnectées. L’automatisation des flux de travail et l’automatisation robotique des processus reposent toutes deux sur la technologie pour automatiser les tâches, mais l’automatisation des flux de travail met davantage l’accent sur la communication entre les différents composants du flux de travail. Par exemple, dans la chaîne d’approvisionnement, le logiciel d’automatisation des flux de travail peut être utilisé pour s’assurer que la bonne personne est informée au bon moment de la prochaine tâche à accomplir.
