analyse des écarts
L’analyse des écarts est un moyen d’analyser les différences de performance entre les systèmes d’information d’une organisation ou d’un logiciel afin d’évaluer si les besoins de l’entreprise sont satisfaits et, dans le cas contraire, quelles actions doivent être entreprises afin de s’assurer qu’ils le sont. L’écart est la différence entre « où nous sommes » (l’état actuel) et « où nous voudrions être » (l’état cible). Une analyse des écarts peut également être appelée analyse des besoins, évaluation des besoins ou analyse des écarts.
Dans le domaine informatique, les rapports d’analyse des écarts sont couramment utilisés par les chefs de projet et les équipes pour améliorer les processus. Les petites entreprises, en particulier, bénéficient également de l’analyse des écarts lorsqu’elles décident de la meilleure façon de répartir les ressources. Dans le domaine du développement de logiciels, les outils d’analyse des écarts aident à déterminer les services ou les fonctionnalités qui ont été omis, ceux qui ont été délibérément supprimés et ceux qui doivent encore être conçus. Afin d’assurer la conformité, une analyse des écarts peut aider à comparer les exigences de certaines réglementations avec le travail réel mis en œuvre pour les respecter.
Comment effectuer une analyse des lacunes ?
La première étape de l’analyse des écarts consiste à identifier les objectifs spécifiques d’amélioration en examinant la déclaration de mission de l’entreprise et les objectifs stratégiques, ainsi que les objectifs d’amélioration. Ensuite, il faut examiner les processus opérationnels actuels en recueillant des informations pertinentes sur les niveaux de performance et la manière dont les ressources sont affectées à ces processus. Les données peuvent être recueillies à partir de diverses sources, en fonction des données analysées, en examinant des documents ou en réalisant des entretiens, des remue-méninges et en observant les activités des projets. Après avoir comparé les objectifs avec la situation actuelle, l’entreprise peut créer un plan complet décrivant les mesures spécifiques à prendre pour combler l’écart entre l’état actuel et l’état futur, et pour atteindre les objectifs qu’elle s’est fixés.
Que contient un modèle d’écart ?
Bien que les modèles d’analyse des écarts puissent être conceptuels ou concrets, ils contiennent généralement les éléments essentiels suivants :
*Identification de l’état actuel et de l’état futur.
État actuel Le modèle d’analyse des écarts commence par une colonne que l’on peut appeler « État actuel », qui décrit les processus et les caractéristiques qu’une organisation tente d’améliorer en utilisant des faits et des termes précis. Les domaines d’intérêt pourraient être larges, englobant l’ensemble de l’organisation. Mais ils peuvent aussi être plus spécifiques, en se concentrant sur un processus d’entreprise particulier, conformément aux objectifs de l’entreprise. L’analyse de ces domaines peut être quantitative, comme l’analyse du nombre d’appels de clients auxquels il a été répondu dans un laps de temps donné, ou qualitative, par exemple l’étude du niveau de diversité sur le lieu de travail.
État futur : Le rapport d’analyse des écarts doit comprendre une section intitulée « État futur » qui décrit les objectifs que l’entreprise espère atteindre. Comme pour l’état actuel, la section peut être rédigée en termes concrets et quantifiables, par exemple en cherchant à augmenter le nombre d’appels passés par les clients pour un service sur le terrain d’un pourcentage spécifique sur une certaine période, et en termes généraux, par exemple en s’efforçant de créer une culture de bureau inclusive.
Description de l’écart Description de l’écart Description de l’ écart Cette colonne doit d’abord déterminer s’il existe une incohérence entre le statut actuel et futur d’une entreprise. Si c’est le cas, la description de l’écart doit pouvoir décrire cet écart ainsi que les facteurs qui en sont responsables. La colonne expose les raisons en termes clairs, objectifs et précis. Comme pour les États, ces problèmes peuvent être quantifiables, par exemple l’absence d’initiatives en faveur de la diversité sur le lieu de travail, ou qualitatifs, par exemple la différence entre le volume d’appels traités et la quantité souhaitée d’appels traités.
Combler l’écart
Propositions pour les prochaines étapes La dernière colonne du rapport d’analyse des écarts doit inclure toutes les solutions possibles qui pourraient être mises en œuvre pour réduire l’écart entre l’état actuel et l’état suivant. Ces objectifs doivent être spécifiques et porter spécifiquement sur les éléments mentionnés dans la description de l’écart ci-dessus, et être présentés dans un langage clair et convaincant. L’étape suivante consiste à embaucher davantage d’employés pour traiter les appels des clients et à mettre en place un système de rapport sur le volume d’appels, afin de s’assurer qu’il y a suffisamment de personnel pour prendre les appels, et à établir des programmes et des ressources liés à la diversité dans le bureau.
Outils et exemples d’analyse des écarts
Il existe une myriade d’outils d’analyse des écarts disponibles sur le marché. L’outil utilisé par une entreprise dépend de son processus particulier de définition des objectifs. Les techniques courantes d’analyse des écarts sont les suivantes :
Le modèle 7S de McKinsey Cet outil d’analyse des écarts, nommé d’après la société de conseil McKinsey & Co, est utilisé pour identifier les aspects clés d’une entreprise qui sont conformes aux attentes. Les analystes qui utilisent le modèle 7S analysent les caractéristiques de l’entreprise en examinant sept groupes centrés sur les personnes, à savoir la structure, les systèmes stratégiques, le style des personnes, les capacités et les valeurs partagées. L’analyste met en évidence l’état actuel et futur de chacune de ces catégories, en soulignant les lacunes. L’entreprise peut alors élaborer une solution appropriée pour combler ces lacunes.
Représentation visuelle du cadre des 7S de McKinsey.
*Une illustration graphique du cadre des 7S de McKinsey.
Analyse SWOT SWOT, qui se traduit par « forces, faiblesses, opportunités et menaces », est une technique d’analyse des écarts employée pour identifier les facteurs externes et internes qui ont un impact sur l’efficacité et les performances d’un projet, d’un produit ou d’un individu. Une fois ces variables identifiées, l’entreprise peut identifier la solution la plus efficace en utilisant ses forces, en affectant les ressources en conséquence et en s’assurant de rester à l’écart de toute menace potentielle.
Le modèle Nadler-Tushman : Le modèle de congruence organisationnelle, nommé en l’honneur des professeurs David A. Nadler et Michael L. Tushman de l’université de Columbia, analyse la façon dont les processus opérationnels fonctionnent ensemble et comment les lacunes ont un impact sur l’efficacité de l’entreprise dans son ensemble. Le modèle analyse les écarts opérationnels en considérant le système opérationnel de l’entreprise comme un système intégré qui transforme les intrants en extrants, et en divisant les processus opérationnels en trois catégories comprenant les intrants, les transformations et les extrants. Les intrants sont l’environnement dans lequel l’opération est menée, les actifs tangibles et intangibles utilisés ainsi que la culture de l’entreprise. La transformation englobe les systèmes existants, les personnes et les activités de projet qui sont actuellement en place pour transformer les intrants en extrants. Les résultats peuvent se produire au niveau du groupe, du système ou de l’individu. La théorie de Nadler-Tushman montre comment une transformation inadéquate et des intrants qui ne fonctionnent pas de manière cohérente peuvent entraîner des lacunes, et comment les lacunes au niveau des extrants peuvent être le signe de problèmes au niveau des intrants ou des fonctions de transformation. Ce modèle démontre comment divers éléments fonctionnent ensemble ou sont compatibles et plus ces éléments sont congruents, plus une organisation sera efficace. Le modèle de Nadler-Tushman est un modèle dynamique qui évolue avec le temps.
